Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen ist:

Essentials by Freifrau GmbH, Gildestraße 9, 32657 Lemgo, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Marc A. Helweg und Jan Niklas Helweg. Telefon: +49 5261 97 13 30 43 (Mo–Fr 9:00–17:00 Uhr), E-Mail: privacy@essentials-freifrau.com.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.

2. Überblick: Welche Daten wir verarbeiten und warum

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Abwicklung von Bestellungen, zur Kommunikation mit Ihnen, für Marketing mit Ihrer Einwilligung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 DSGVO: lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse). Für das Speichern von und den Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät (Cookies und ähnliche Technologien) gilt zusätzlich § 25 TDDDG.

Soweit wir Dienstleister einsetzen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO), haben wir mit ihnen Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Bei Übermittlungen in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (insbesondere das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte US-Unternehmen) oder auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

3. Besuch der Website

3.1 Hosting und Server-Logfiles (Shopify)

Unsere Website und unser Online-Shop werden auf der Plattform Shopify betrieben. Anbieter ist Shopify International Ltd., Victoria Buildings, 1–2 Haddington Road, Dublin 4, D04 XN32, Irland (Teil der Shopify-Gruppe mit Sitz in Kanada; für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Shopify Inc. ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Beim Aufruf der Website werden automatisch Daten in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem. Diese Daten sind für den technischen Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Shopify verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Shopify Data Processing Addendum. Weitere Informationen: https://www.shopify.com/de/legal/privacy.

3.2 Cookies und Einwilligungsverwaltung (Cookiebot)

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, ohne die der Shop nicht funktioniert (z. B. Warenkorb, Sitzung, Spracheinstellung, Einwilligungsstatus). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle weiteren Cookies und Technologien (Statistik, Marketing) setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer der Website ändern oder widerrufen.

Zur Verwaltung der Einwilligungen nutzen wir Cookiebot, einen Dienst der Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark, als Auftragsverarbeiter. Cookiebot speichert Ihren Einwilligungsstatus in dem Cookie „CookieConsent“ für 12 Monate und protokolliert die Einwilligung (Zeitpunkt, Umfang, anonymisierte IP-Adresse, Browser) als Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Nach Ablauf von 12 Monaten fragen wir Ihre Einwilligung erneut ab. Weitere Informationen: https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/.

3.3 Schriftarten und Medien

Schriftarten werden von Shopify-Servern geladen. Eingebettete Videos oder Beiträge (z. B. YouTube, Instagram, Vimeo) laden wir nur, nachdem Sie dem jeweiligen Dienst über die Cookie-Einstellungen zugestimmt haben.

4. Kundenkonto, Bestellung und Vertragsabwicklung

4.1 Bestellung und Kundenkonto

Bei einer Bestellung verarbeiten wir die Daten, die für Vertragsschluss und -erfüllung erforderlich sind: Name, Rechnungs- und Lieferadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (für Lieferrückfragen), Bestelldaten, Zahlungsart und Zahlungsstatus sowie bei Unternehmen Firma und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wenn Sie ein Kundenkonto anlegen, speichern wir zusätzlich Ihre Zugangsdaten und Bestellhistorie, bis Sie das Konto löschen. Konten können Sie jederzeit per E-Mail an privacy@essentials-freifrau.com löschen lassen; gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegende Daten bleiben gesperrt gespeichert.

Shop Pay: Wenn Sie Shop Pay von Shopify nutzen, speichert Shopify Ihre Zahlungs- und Adressdaten für spätere Bestellungen in Ihrem Shop-Pay-Konto; hierfür ist Shopify eigenständig Verantwortlicher (https://www.shopify.com/de/legal/privacy/shop).

4.2 Geschäftskunden

Händler, Interior Designer, Architekten und andere Geschäftskunden richten ihre Anfragen an service@essentials-freifrau.com. Dabei verarbeiten wir Firmendaten, Registernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Nachweise der Unternehmereigenschaft sowie Name, Funktion und Kontaktdaten der Ansprechpersonen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen wir über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern bzw. das MIAS-System der EU (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Geschäftskunden zahlen per Vorkasse über einen Zahlungslink; dabei gelten die Hinweise unter Ziffer 4.6.

4.3 Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung (Billbee)

Zur Abwicklung von Bestellungen, für Rechnungen, Lieferscheine, Lagerverwaltung und die Übergabe an die Buchhaltung nutzen wir Billbee, Billbee GmbH, Paulinenstraße 4, 32756 Detmold, Deutschland, als Auftragsverarbeiter. Übermittelt werden Bestell-, Adress-, Kontakt- und Zahlungsstatusdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Rechnungsdaten geben wir über den DATEV-Export von Billbee an unseren Steuerberater Florian Burg, DHS Steuerberater, weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4.4 Versand (DHL)

Zur Zustellung übermitteln wir Ihren Namen, die Lieferadresse und, soweit für die Zustellung erforderlich, Ihre Telefonnummer an unseren Versanddienstleister DHL Paket GmbH, Sträßchensweg 10, 53113 Bonn, Deutschland (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre E-Mail-Adresse geben wir an DHL für Zustellankündigungen und die Sendungsverfolgung nur weiter, wenn Sie dem im Warenkorb durch Anklicken der entsprechenden Option zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Datenschutzhinweise von DHL: https://www.dhl.de/de/toolbar/footer/datenschutz.html. Versandlabels erstellen wir über das DHL-Geschäftskundenportal.

4.5 Retouren

Rücksendungen melden Sie über Ihr Kundenkonto bzw. die Rückgabefunktion unseres Shops (Shopify) an; die Bearbeitung und Gutschrift erfolgt über Billbee (siehe Ziffer 4.3). Verarbeitet werden Bestellnummer, Kontaktdaten, Retourengrund und Rückerstattungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.6 Zahlungsdienstleister

Je nach gewählter Zahlungsart übermitteln wir die für die Zahlung erforderlichen Daten (Name, Rechnungsadresse, Betrag, Bestellnummer, ggf. E-Mail-Adresse) an den jeweiligen Zahlungsdienstleister (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zahlungsdaten wie Kartennummern werden ausschließlich vom Zahlungsdienstleister verarbeitet, nicht von uns.

• Shopify Payments (Kredit- und Debitkarte: Visa, Mastercard, American Express, Maestro, UnionPay; Shop Pay; Apple Pay; Google Pay; EPS; Klarna): Abwicklung durch Shopify International Ltd. und Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, Irland, die für die Zahlungsabwicklung als eigenständige Verantwortliche handeln. Datenschutzhinweise: https://stripe.com/de/privacy und https://www.shopify.com/de/legal/privacy.
• Klarna (Rechnung, Ratenkauf, Sofort bezahlen): Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Schweden. Klarna ist eigenständig Verantwortlicher und führt zur Entscheidung über die Zahlungsart eine Identitäts- und Bonitätsprüfung durch; dabei kann Klarna Daten an Auskunfteien übermitteln und von diesen erhalten. Die Bonitätsprüfung ist eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO durch Klarna. Datenschutzhinweise: https://www.klarna.com/de/datenschutz/.
• PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. PayPal ist eigenständig Verantwortlicher; Datenschutzhinweise: https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full.
• Zahlungslink für Geschäftskunden: Der Zahlungslink führt in den Shopify-Checkout; es gelten die vorstehenden Hinweise zu Shopify Payments. Bei Überweisung verarbeitet unsere Bank, die Sparkasse Lemgo, Ihre Überweisungsdaten im Rahmen des Zahlungsverkehrs.

5. Kommunikation und Kundenservice

5.1 Kontakt per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Unsere E-Mail-Kommunikation läuft über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) als Auftragsverarbeiter; eine Übermittlung an Microsoft Corporation (USA) ist über das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

5.2 Kundenservice-System (Gorgias)

Anfragen per E-Mail, Kontaktformular und Chat bearbeiten wir mit dem Helpdesk-System Gorgias, Gorgias, Inc., 180 Sansome Street, San Francisco, CA 94104, USA, als Auftragsverarbeiter. Gorgias verknüpft Ihre Anfrage mit Ihren Bestelldaten aus Shopify, damit wir Ihnen schnell helfen können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Übermittlung in die USA ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Gorgias sind (https://www.gorgias.com/legal/data-processing-agreement). Anfragen löschen wir drei Jahre nach Abschluss, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

5.3 Befragung nach dem Kauf (Fairing)

Nach einer Bestellung können wir Ihnen auf der Bestellbestätigungsseite eine freiwillige Frage stellen (z. B. wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind). Antworten werden mit der Bestellnummer verknüpft und über Fairing, Inc., 228 Park Avenue South, PMB 38031, New York, NY 10003, USA, als Auftragsverarbeiter verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Interesse an der Verbesserung unseres Marketings). Die Übermittlung in die USA ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Fairing abgesichert. Die Beantwortung ist freiwillig.

6. Marketing

6.1 Newsletter und E-Mail-Marketing (Klaviyo)

Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen unseren Newsletter mit Informationen zu neuen Objekten, Designern, Editionen und Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten eine E-Mail, in der Sie die Anmeldung bestätigen müssen. Wir protokollieren Anmeldung, Bestätigung, Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns abbestellen.

Bestandskunden: Wenn Sie bei uns gekauft und uns dabei Ihre E-Mail-Adresse mitgeteilt haben, dürfen wir Ihnen per E-Mail Empfehlungen zu eigenen Produkten senden, die den von Ihnen gekauften ähnlich sind (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hierauf weisen wir Sie bereits bei der Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse im Bestellprozess hin. Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen – per Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an privacy@essentials-freifrau.com.

Versand und Auswertung erfolgen über Klaviyo, Klaviyo, Inc., 125 Summer Street, Boston, MA 02110, USA, als Auftragsverarbeiter (zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework). Klaviyo erstellt zu jedem Empfänger ein Profil mit Bestellhistorie, Website-Aktivität (bei Einwilligung in Marketing-Cookies), Öffnungs- und Klickraten. Diese Auswertung nutzen wir, um Inhalte auf Ihre Interessen abzustimmen. Wenn Sie keine Auswertung wünschen, können Sie den Newsletter abbestellen.

Transaktionale E-Mails (Bestell-, Versand- und Zustellbestätigung, Retoureninformationen, Pflegehinweise zum Produkt) senden wir ebenfalls über Klaviyo; sie sind Teil der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und kein Newsletter.

6.2 Erinnerung an nicht abgeschlossene Bestellungen

Wenn Sie den Bestellvorgang mit angegebener E-Mail-Adresse abbrechen und in E-Mail-Marketing eingewilligt haben, senden wir Ihnen eine Erinnerung an Ihren Warenkorb (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

6.3 Reichweitenmessung und Werbung (nur mit Einwilligung)

Die folgenden Dienste setzen wir nur ein, wenn Sie über die Cookie-Einstellungen eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Die Dienste verwenden Cookies, Pixel oder vergleichbare Technologien und können Ihre Daten mit Daten aus anderen Quellen verknüpfen. Bei den US-Anbietern erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework der jeweiligen US-Muttergesellschaft.

• Google Analytics 4 und Google Ads (einschließlich Conversion-Tracking, Remarketing und Google Shopping / Performance Max): Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir nutzen den Google Consent Mode v2 (erweiterter Modus): Solange Sie nicht eingewilligt haben, setzen die Google-Dienste keine Cookies und lesen keine Informationen auf Ihrem Endgerät aus. Es werden lediglich cookielose Signale ohne persönliche Kennungen an Google übermittelt (aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Einwilligungsstatus, Browsertyp, gekürzte IP-Adresse), die Google nur in aggregierter Form zur statistischen Modellierung nutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse an einer Messung der Reichweite unserer Werbung ohne Identifizierung einzelner Personen). Erst nach Ihrer Einwilligung werden Cookies gesetzt und personenbezogene Nutzungsdaten verarbeitet. IP-Adressen werden in Google Analytics 4 nicht gespeichert. Datenschutzhinweise: https://policies.google.com/privacy.
• Meta Pixel und Conversions API (Facebook, Instagram): Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Über die Conversions API übermitteln wir Ereignisse (z. B. Kauf, Warenkorb) serverseitig; dabei werden Kontaktdaten gehasht übermittelt („erweiterter Abgleich“). Für die Verarbeitung im Rahmen der Reichweitenmessung sind wir mit Meta gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung ist unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum abrufbar. Datenschutzhinweise: https://www.facebook.com/privacy/policy.
• Pinterest Tag: Pinterest Europe Ltd., Palmerston House, 2nd Floor, Fenian Street, Dublin 2, Irland. Datenschutzhinweise: https://policy.pinterest.com/de/privacy-policy.

6.4 Produktfeeds

Für Google Shopping, Meta-Katalog und Pinterest-Katalog übermitteln wir Produktdaten (keine personenbezogenen Daten) an die genannten Anbieter.

6.5 Social-Media-Präsenzen

Wir betreiben Profile auf Instagram, Facebook und Pinterest. Beim Besuch dieser Profile verarbeitet der jeweilige Anbieter Ihre Daten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen; wir erhalten nur aggregierte Statistiken. Für Instagram- und Facebook-Seiteninsights sind wir mit Meta gemeinsam Verantwortliche (https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum).

7. Fotos und Presse

Wenn Sie uns Fotos Ihrer Objekte zur Veröffentlichung überlassen (z. B. per Tag auf Instagram), veröffentlichen wir diese nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Vertrags- und Rechnungsdaten bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (§ 257 HGB, § 147 AO) acht Jahre für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen, zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse sowie sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe auf. Daten aus dem Kundenkonto bleiben bis zur Löschung des Kontos gespeichert. Newsletter-Daten speichern wir bis zum Widerruf; den Nachweis der Einwilligung bis zu drei Jahre nach dem Widerruf. Server-Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht. Anfragen an den Kundenservice löschen wir drei Jahre nach Abschluss. Bestelldaten in Billbee werden nach 365 Tagen anonymisiert, soweit sie nicht Aufbewahrungspflichten unterliegen.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Verarbeiten wir Ihre Daten für Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an privacy@essentials-freifrau.com. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Angabe der für eine Bestellung erforderlichen Daten ist vertraglich notwendig; ohne sie können wir den Vertrag nicht erfüllen. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

11. Automatisierte Entscheidungen

Wir selbst treffen keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO. Eine automatisierte Bonitätsprüfung führt allein Klarna durch, wenn Sie eine Klarna-Zahlungsart wählen (siehe Ziffer 4.6).

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung. Stand: 30.10.2026.